Rabobank Breda Congres

Globale Omschrijving

1. Bedrijf/Opdrachtgever
Congresbureau NHTV, Marieke van Druenen

2. Opdracht en jouw rol en verantwoordelijkheden daarbinnen
Op dinsdag 9 maart 2010 vond het congres van de Rabobank Breda plaats op de NHTV locatie Hopmansstraat. Tijdens het congres was ik een gastvrouw. Ik heten de gasten welkom op het congres en ik stond de gastvrouw van de Rabobank bij. Ik begeleiden de gasten naar de workshop en naar de juiste lokale voor de inleiding en afsluiting. Ik heb ook enquêtes uitgedeeld en opgehaald. Mijn verantwoordelijkheden waren ervoor te zorgen dat de gasten op tijd op de juiste plaats waren.

3. Verloop opdracht
Als medewerker van het congres moest ik om 18:00 uur aanwezig zijn. De gasten kwamen vanaf ongeveer 18:30 uur aan. Ik stond bij de ontvangstbalie. Hier konden de gasten zich aanmelden en kregen ze een naamkaartje. Na het ontvangst in de kantine met koffie en thee heb ik de gasten begeleid naar de eerste verdieping waar ze het welkomstwoord hadden. Na het welkomstwoord stond er een drankbuffet klaar na ongeveer een kwartier heb ik de gasten van de workshop beleggen en sparen begeleid naar het lokaal. Nadat de workshop was afgelopen heb ik de gasten begeleid naar het lokaal waar de afsluiting plaats vond. Hier heb ik ook de enquêtes uitgedeeld aan de gasten. Na de afsluiting heb ik de enquêtes weer in ontvangst genomen en heb ik de gasten mee begeleid naar de kantine waar ze nog de mogelijkheid hadden om een drankje en een hapje te nuttigen. Nadat alle gasten waren vertrokken heb ik meegeholpen om alles weer terug op zijn plaats te zetten. Het was een geslaagde avond.



4. De ontwikkelde competenties
De competenties die ik ontwikkel heb tijdens het Rabobank congres zijn stressbestendig, kwaliteitsgerichtheid, samenwerken en inzet.


Competenties
Stressbestendigheid (niveau 2)
Situatie
Deze competentie heb ik ontwikkeld gedurende de gehele avond. Ik had namelijk te maken met tijdsdruk, er was een strak schema waar we ons aan moesten houden maar op een gegeven moment liep er een workshop uit waardoor de afsluiting 20 minuten later begon dan gepland. De gasten waarvan de workshop wel al was afgelopen kwamen al aangelopen, ik heb die gasten verteld dat ze een klein ogenblik moesten wachten.

Taken
Mijn taken ten aanzien van de competentie waren ervoor zorgen dat de gasten op tijd waren waar ze moesten zijn en de gasten informeren dat ze nog een klein ogenblik moesten wachten zonder er zelf zenuwachtig van te worden.

Activiteit
Wat ik gedaan heb om niet in de stress te schieten is, alles rustig overzien en zorgen dat ik overal op tijd aanwezig was. Toen duidelijk werd dat een workshop uitliep en de andere gasten al klaar waren ben ik bij de ingang gaan staan de gasten erop gewezen dat het een klein beetje zou uitlopen.

Resultaat
Doordat ik de gasten had uitgelegd dat het wat zou uitlopen waren ze begrip vol en begrepen dat dat kan gebeuren. Het is goed afgelopen geen van de gasten is boos of geïrriteerd geraakt. De gasten die moesten wachten hebben nog een drankje aangeboden gekregen waardoor het wachten ook prettiger werd. Wat ik er van geleerd heb is dat je altijd rustig moet blijven en niet meteen negatief er over moet gaan denken.

Terugkoppeling
Ik vindt dat ik het goed heb gedaan, dat ik rustig ben gebleven en dat de gasten duidelijk en rustig heb uitgelegd waarom ze even moesten wachten. Ik heb na de afsluiting nog complimenten gehad van een aantal gasten ik ben dus erg tevreden over het resultaat. De gasten vonden het prettig dat ze duidelijk verteld werd waar ze aan toe waren. In vergelijkbare situaties zal ik weer van het positieve uitgaan en rustig en kalm blijven. Wanneer je niet rustig blijft kan je controle kwijtraken en loopt alles in het honderd.




Kwaliteitsgerichtheid (niveau 2)
Situatie
Deze competentie heb ik ontwikkeld tijdens het ontvangst van de gasten. Hier konden de gasten zich eigen aanmelden en kregen ze een naambadges met daarop ook de workshop die ze gingen volgen. Er waren echter gasten waar nog geen naambadge voor was.

Taken
Mijn taken ten aanzien van de competentie waren het checken van zaken voordat ze weg gingen; voorkomt dat er fouten worden gemaakt. Hoge eisen stellen aan de kwaliteit van producten en diensten.

Activiteit
Wat ik gedaan heb ten aanzien van mijn taken is dat ik de gasten waar geen naambadge van was meteen heb geholpen door ter plekke een naambadge te schrijven. Uiteraard stonden op deze badges ook het logo van de Rabobank. Ook wist ik welke workshops er gegeven werden en waar deze gehouden werden. Zodat ik de gasten goed antwoord kon geven wanneer ze vragen hadden.

Resultaat
Doordat ik de gasten waarvan er geen naambadge was meteen heb geholpen, heb ik laten zien dat de Rabobank al haar klanten waardeert en direct helpt. De gasten vonden het fijn dat ze meteen geholpen werden en niet hoefden te wachten. De leidinggevende van de Rabobank was blij dat de gasten niet hoefden te wachten en vond het een goede oplossing. Ik heb er van geleerd dat je van te voren goed moet inleven in het bedrijf waar je voor gaat werken. Want wanneer je weet wat hun willen uitstralen kun jij dat ook. Hierdoor ben ik kwaliteitsgericht bezig en help ik in dit geval de Rabobank om goed voor te komen op de gasten.

Terugkoppeling
Ik vind dat ik het goed gedaan heb, dat ik er stond voor de Rabobank en niet voor mijn competenties. De positieve reacties die ik kreeg van gasten maakten dat ik tevreden ben over het resultaat. Het was een druk bezochte avond en dat is goed voor de Rabobank. In vergelijkbare situaties zou ik me weer inleven in het des betreffende bedrijf zodat ik kan representeren hoe het bedrijf graag over wil komen.

Samenwerken (niveau 3)
Situatie
Deze competentie heb ik ontwikkeld tijdens het opruimen van alles. Alle medewerkers moesten meehelpen opruimen zodat alles snel en effiecient opgeruimd zou worden. Er waren echter een paar medewerkers die er niet zoveel zin in hadden omdat het al erg laat was.

Taken
Mijn taken ten aanzien van de competentie waren, de poofs terug te zetten op het podium, de tafels en stoelen terug zetten in de kantine en de tafels en stoelen weer op zijn plaats zetten.
Van mij werd verwacht dat ik samen met de andere medewerkers snel en efficient te werk ging en bovenal dat er een goede samenwerking was.

Activiteit
Wat ik heb gedaan ten aanzien van mijn taken was dat ik het voortouw heb genomen en de poofs aan de andere medewerkers doorgaf zodat ze niet heel de tijd op en neer hoefden te lopen. Daarna heb ik samen met nog een andere medewerker tafels naar binnen getild en op zijn plaats gezet, gevolgd door de stoelen. In totaal ben ik er ongeveer een uur tot anderhalf uur mee bezig geweest. Op het eind stond alles weer netjes op zijn plaats waar het behoort.

Resultaat
Doordat ik het voortouw nam met de poofs en daarna meteen heb geholpen met de tafels en stoelen,stond alles weer snel op zijn plaats. Daardoor konden we eerder naar huis en was iedereen tevreden. Wat ik er van geleerd heb is dat wanneer je goed samenwerkt al het werk sneller gedaan is en de kwaliteit van het werk verbeterd ook met een goede samenwerking.

Terugkoppeling
Ik vind dat ik het goed heb gedaan, ik heb goed samen gewerkt met de andere medewerkers en gezamelijk zijn we tot een goede snelle afronding gekomen. Ik daarom ook tevreden over het resultaat. In vergelijkbare situaties zou ik weer gaan voor een goede samenwerking hiermee kan je goed en snel werk afleveren en bovendien is het gezelliger.

Inzet (niveau 3)
Situatie
Deze competentie heb ik ontwikkeld tijdens het begeleiden van de gasten naar de opening, de workshops en de afsluiting. Samen met de gastvrouw van de Rabobank heb ik de gasten begeleid naar de juiste lokalen. Tijdens een presentatie stond ik buiten te wachten zodat wanneer er gasten naar het toilet moesten ik ze de weg kon wijzen en ze weer binnen kon laten in de zaal.

Taken
Mijn taken ten aanzien van de competentie waren, de gasten welkom heten en begeleiden naar de juiste lokalen. Van mij werd verwacht dat ik extra informatie zelf zou doornemen en deze zou gebruiken in de praktijk.

Activiteit
Wat ik gedaan heb ten aanzien van mijn taken is dat ik mezelf goed had voorbereid voor het congres, zodat de gasten goed kon informeren. Verder heb ik extra informatie over het congres doorgenomen zodat ik voor mezelf ook wist wat ze precies gingen doen. Dit om me voor 200% in te zetten.

Resultaat
Doordat ik goed op de hoogte was heb ik de gasten goed kunnen begeleiden en wanneer er vragen waren kon ik die beantwoorden. Ik heb ervan geleerd dat wanneer je je eigen goed voorbereid de kwaliteit van in dit geval een congres omhoog gaat en dat je jezelf beter kan inzetten omdat je opo hoogte ben van alles.

Terugkoppeling
Ik dat het erg goed is dat ik mezelf heb voorbereid daardoor kon ik extra bijdrage leveren aan het congres. Ik ben dan ook tevreden over de verloop van de avond. In vergelijkbare situaties zou ik mezelf weer goed voorbereiden.