Voorbereiding familie Smets weekend

1.Bedrijf/Opdrachtgever
Maaike Smets

2.Opdracht en jouw rol en verantwoordelijkheden daarbinnen
De opdracht was om een familieweekend te organiseren voor 41 volwassenen en 9 kinderen. Gedurende het weekend moest er sprake zijn van een rode draad en er moesten voldoende activiteiten zodat de volwassenen en de kinderen zich niet gingen vervelen. Mijn verantwoordelijkheden waren: vergaderingen plannen, notulen maken, evalueren op de vorige vergadering, de rode draad van het weekend bedenken en uitwerken, activiteiten bedenken en uitwerken, een draaiboek maken, een presentatie maken en de kosten en opbrengsten in de gaten houden.

3.Verloop opdracht
In november 2010 zijn we met een groep van vier personen begonnen met het organiseren van het familie Smets weekend 2011. Tijdens de eerste vergadering hebben eerst gekeken met hoeveel mensen we zouden zijn, wanneer het weekend plaats zou vinden en wat dan een goede locatie zou zijn om te verblijven. Gedurende de volgende vergaderingen zijn we ingegaan op de rode draad van het weekend, de accommodatie geboekt, de kosten per volwassenen en per kind berekend en hebben we de eerste uitnodigingen gemaakt.
Helaas bleek al vrij snel dat de datum die geprikt was voor veel mensen niet uit kwam en dus hebben we in januari 2011 het weekend verschoven naar een weekend later. Gelukkig was dit voor de geboekte accommodatie geen probleem. We hebben toen ook meteen een nieuwe uitnodiging met de nieuwe datum verstuurd.
Toen de rode draad bekend was zijn we daar verder op in gegaan en zijn we begonnen met heet verzinnen van activiteiten die leuk zijn voor iedere leeftijd. Er moest namelijk wel rekening gehouden worden met leeftijden van 0 jaar tot 65+. Er is toen besloten om een aparte planning te maken. Een planning voor de kinderen en planning voor de volwassenen en oudere kinderen.
In februari 2011 hebben we de locatie en accommodatie bezocht en hebben we een speurtocht uitgezet en een bakker gezocht voor de broodjes voor het ontbijt.
Van februari tot mei zijn we bezig geweest met de uitwerking van de activiteiten, heb ik het draaiboek gemaakt en hebben we de laatste uitnodiging verstuurd.
In mei was alles rond en kon het weekend beginnen!

4.De ontwikkelde competenties
De competenties die ik heb ontwikkeld tijdens de voorbereiding van het familie Smets weekend zijn; plannen en organiseren, Schriftelijke communicatie, overtuigingskracht en probleemanalyse.

Competenties
Plannen en organiseren (niveau 3)
Situatie
Gedurende de hele voorbereiding op het weekend was het van belang dat er gepland en georganiseerd werd. Ik heb dan ook tijdig vergaderingen ingepland, notulen gemaakt, agenda's voor de volgende vergadering gemaakt en tijdens de vergaderingen keken we terug op de vorige vergadering.
Veder heb ik ook de kosten en opbrengsten bijgehouden en een draaiboek gemaakt. Dit heb ik gedaan om alles op orde te hebben zodat we niks over het hoofd zouden zien.

Taken
Mijn taken ten aanzien van de competentie plannen en organiseren waren tijd plannen voor voorbereiding en onverwachte zaken. Het werk zo documenteren dat ik alles snel en gemakkelijk terug kon vinden, het overzicht behouden over onvoorziene omstandigheden en evaluatiemomenten inplannen.

Activiteit
Wat ik gedaan heb ten aanzien van mijn taken is dat ik alles netjes en geordend bijhield. Veel tijd heb besteed aan de voorbereiding van vergaderingen en onverwachte zaken en ik heb tijdens iedere vergadering een evaluatiemoment ingepland.

Resultaat
Dordat ik alles netjes en geordend bijhield hebben ten aller tijden van de voorbereiding op het weekend, overzicht gehad op wat er al gebeurd was en wat er nog moest gebeuren. Iedereen van de organsatie heeft het als prettig ervaren dat ik alles bijhield en veel tijd in de voorbereiding op iedere vergadering heb gestoken. Toen het weekend toen voor deur stond was alles op orde en verliep alles naar wens. Dit kwam mede door het draaiboek dat ik gemaakt heb.

Terugkoppeling
Ik ben zeer tevreden over de verloop van de voorbereiding op het weekend. Alles was geregeld voor het weekend begon en doormiddel van het draaiboek konden we precies zien wanneer we wat gingen doen en wat we daarvoor nodig hadden. Ik zou het in de toekomst weer zo aanpakken omdat je dan niks uit het oog verliest en je erg efficiënt kunt werken.

Schriftelijke communicatie (niveau 3)
Situatie
Ik heb voor het weekend een heel draaiboek gemaakt en een presentatie in elkaar gezet. Ik heb dit gedaan omdat iedereen van de organisatie in het draaiboek alles kon terug vinden over het weekend. Zoals een tijdschema van de activiteiten ed., de benodigde materialen en de bedrijven met de daarbij behorende contactgegevens. Wanneer dit draaiboek er niet zou zijn kun je al gauw dingen vergeten of over het hoofd zien. Bovendien is het beter om alle gegevens bij elkaar te hebben, want wanneer je een bedrijf moet bellen is het niet prettig als je eerst nog de contactgegevens op moet zoeken.

Taken
Mijn taak ten aanzien van de competentie schriftelijke communcatie was een draaiboek op te stellen voor het gehele weekend. Zodat alles terug te vinden was in dit draaiboek.

Activiteit
Toen ik begon met het draaiboek heb ik eerst een tijdsschema gemaakt. Daarna ben ik begonnen met alle activiteiten met uitleg in het draaiboek te zetten. Daarbij heb ik per activiteit de spelregels uitgelegd, welke materialen er voor nodig waren, eventueel van welk bedrijf we gebruik maakten en hoelang de activiteit zou duren. Na de activiteiten heb ik roulatieschema gemaakt voor de afwas en als laatste heb ik een lijst gemaakt van de bedrijven waar we gedurende het weekend gebruik van maakten met de daarbij behorende contactgegevens. Ik ben er ongeveer 4 weken mee bezig geweest voordat ik het draaiboek helemaal op orde had en alles klopte.

Resultaat
Doordat ik het draaiboek heb gemaakt hebben we niks over het hoofd gezien en wanneer een bedrijf moesten bellen hadden we de contactgegevens meteen bij de hand. Het weekend is goed verlopen. Er waren wel wat kleine dingen die even fout gingen maar die we al snel opgelost hadden. De mensen van de organisatie hebben veel gebruik gemaakt van het draaiboek en reageerden daarop zeer positief. Ik heb ervan geleerd dat je doormiddel van een draaiboek je evenement veel gemakkelijker onder controle kan houden omdat alles geregistreerd staat.

Terugkoppeling
Ik ben tevreden over het eind resultaat en in vergelijkbare situatie zou ik het weer zo aanpakken. Wanneer je een draaiboek maakt neem je jezelf veel werk uit handen en kun je zelf ook meer genieten van het evenement.

Overtuigingskracht (niveau 2)
Situatie
Ik had een idee voor het concept van het weekend en door argumenten en tegenargumenten op de bezwaren van de andere leden van de organisatie heb ik het concept erdoor gekregen. Dit heb ik ook zo gedaan als ik ideeën had voor activiteiten.

Taken
Mijn taken ten aanzien van de competentie overtuigingskracht waren overtuigen op basis van geldende argumentatie, een stevige indruk maken op de andere organisatoren, in te spelen op (tegen)argumenten en daarop aan te sluiten met eigen argumenten. Tevens heb ik gebruik gemaakt van verschillende overtuigingstechnieken.

Activiteit
Ik heb doormiddel van verschillende overtuigingstechnieken en door voor- en tegenargumenten te gebruiken het concept erdoor gekregen en verschillende activiteiten.

Resultaat
Doordat ik niet meteen opgaf en echt achter mijn ideeën stond, heb ik door overtuigingskracht en voor- en tegenargumenten ervoor kunnen zorgen dat mijn ideeën wel uitgevoerd werden. Ik heb ervan geleerd dat wanneer je ergens achter staat en je kan dit goed beargumenteren moet je niet meteen opgeven maar gebruik je overtuigingskracht en ga ervoor!

Terugkoppeling
Ik vind dat ik het goed heb aangepakt. Ik stond achter mijn ideeën en heb mijn argumenten niet zonder slag of stoot aan de kant laten schuiven. Ik zou het in de toekomst weer zo doen, want wanneer jouw eigen idee erdoor komt heb je ook een gevoel van trots wat weer goed is voor je zelfvertrouwen.

Probleemanalyse (niveau 2)
Situatie
Tijdens de tweede vergadering zijn we begonnen met ideeën voor een rode draad (concept). Daar werd al snel duidelijk dat we eerst in kaart moesten brengen met welke leeftijdsgroepen we te maken hadden. De leeftijd van de mensen was niet het enigste probleem. Er waren ook zwangervrouwen en mensen met gezondsheidproblemen die dus niet alles mee konden doen. Daarom ben ik eerst bezig geweest met het opstellen van een probleemanalyse. Dit hebben we gedaan omdat we er voor wilden zorgen dat iedereen een leuk en gezellig weekend had waar iedereen aan de activiteiten mee kon doen.

Taken
Mijn taken ten aanzien van de competentie probleemanalyse waren het in kaart brengen van het probleem (wat is het probleem, waarom is dit een probleem etc.) en van daaruit een probleemdefinitie schrijven.

Activiteit
Wat ik gedaan heb ten aanzien van mijn taken is dat ik eerst in kaart heb gebracht wat is het probleem, waarom is dat een probleem en voor wie is dat een probleem. Daarna heb ik een probleemdefinitie gemaakt. Deze luidde: Hoe kunnen wij als organisatie ervoor zorgen dat het weekend voor iedereen toegankelijk en haalbaar is?
Nadat deze probleemdefinitie geformuleerd was zijn we gaan brainstormen over de mogelijkheden. Deze probleemdefinitie hebben we gedurende de hele voorbereiding gebruikt.

Resultaat
Doordat ik deze probleemanalyse heb gemaakt konden we een gevarieerd en leuk programma neerzetten waar iedereen een rol in had en waar iedereen aan de activiteiten mee kon doen. Wat ik er van geleerd heb is dat je doormiddel van het maken van een probleemanalyse nooit vergeet wat belangrijk is. Wanneer ik deze probleemdefinitie niet gemaakt zou hebben, zou het kunnen zijn dat we activiteiten bedacht hadden die niet voor iedereen haalbaar waren om mee te doen. Nu heeft iedereen mee kunnen doen en is het een heel gezellig en geslaagd weekend geworden.

Terugkoppeling
Ik vind dat ik het goed gedaan heb. Door de probleemdefinitie altijd in ons achterhoofd te houden hebben we een leuk programma weten neer te zetten waar iedereen aan kon deelnemen. In de toekomst zou ik weer eerst een probleemanalyse maken wanneer dit belangrijk is voor de voortgang van het project/opdracht etc..